Die Stabsstelle Digitalisierung der Kanzlerin wurde zum 01.01.2025 neu eingerichtet. Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse steht unter der fachlichen Verantwortung des Chief Information Officers der JGU. Die Stabsstelle dient als zentrale Anlaufstelle für die Verwaltung in Bezug auf Digitalisierungsprojekte und unterstützt dabei, die Potenziale der digitalen Transformation zu nutzen und die damit verbundenen Herausforderungen zu meistern.
Wir leiten Digitalisierungsprojekte und unterstützen Einrichtungen der JGU bei der Auswahl, der Einführung und dem Einsatz von Informations- und Kommunikationssystemen, sowie bei damit zusammenhängenden Fragen der Organisationsgestaltung. In enger Abstimmung mit den Anwenderinnen und Anwendern der Dezernate, Abteilungen und Stabsstellen bringen wir Digitalisierungsprojekte der Verwaltung in die Umsetzung. Zu unseren Aufgaben gehört neben dem Projektmanagement die Vernetzung und Koordination der Stakeholder, das Vorantreiben von Innovationen und die Förderung von notwendigen Kompetenzen im digitalen Wandel.
Zu abgeschlossenen Digitalisierungsprojekten gehören z.B. die Entwicklung des Identitätsmanagementsystems (IdM), der Umstieg auf MACH Web 2.0, die Einführung eines Bewerbermanagementsystems, die Neugestaltung der Verwaltung der Einfahrerlaubnisse sowie die Digitalisierung von formularbasierten Papieranträgen wie mobiles Arbeiten oder die Anzeige einer Nebentätigkeit.
Digitalisierung bedeutet nicht das reine Übertragen von analogen Abläufen in digitale Prozesse, sondern auch eine Prozessanalyse und eine neue Gestaltung von Abläufen für die Nutzerinnen und Nutzer. Die Stabsstelle Digitalisierung unterstützt hierbei während der Digitalisierungsprojekte. Dabei liegt die Verantwortung für den jeweiligen Prozess weiterhin bei den Nutzerinnen und Nutzern. Arbeit soll für die Sachbearbeitungen reduziert werden und durch digitale Eingabe von Daten direkt per „Self-Service“ ins System kommen. Die Verbesserung von Prozessen dient damit der Entbürokratisierung.
Die Stabsstelle Digitalisierung erhebt Digitalisierungsbedarfe, identifiziert die Handlungsbedarfe mit dem größten Nutzen für die JGU und priorisiert Digitalisierungsprojekte in Abstimmung mit dem Präsidium. Die Stabsstelle berücksichtigt externe Anforderungen und evaluiert interne Ressourcen. Die Kommunikation zu strategischen Zielen und Planungen erfolgt möglichst transparent.
Die Stabsstelle Digitalisierung sorgt für interne und externe Vernetzung der Stakeholder in verschiedenen Formaten, um so für Austausch und Weitergabe von Best Practices zu sorgen. So können Projektbeteiligte in den verschiedenen Bereichen voneinander lernen und Doppelarbeiten vermieden werden. Es werden Veranstaltungen, Netzwerktreffen und digitale Austauschformate koordiniert.
Der Digital Friday ist das KI-Austauschformat für die Verwaltung der Johannes-Gutenberg-Universität Mainz und findet ein Mal monatlich online statt, koordiniert von der Stabsstelle Digitalisierung.
Die Stabsstelle Digitalisierung ist Anlaufstelle für innovative Ideen und versucht neue Techniken entsprechend der gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Vorgaben in die Organisation zu bringen. Beispielsweise werden Anwendungsideen zu Künstlicher Intelligenz (KI) gesammelt und evaluiert, ob und wie sie von Nutzen für die Verwaltung sein könnten. Bereits pilothaft in der Verwaltung im Einsatz ist der “KI-Chat”, ein großes Sprachmodell (LLM), das auf Servern des Zentrums für Datenverarbeitung (ZDV) betrieben wird.
Die Stabsstelle Digitalisierung hat sich zum Ziel gesetzt, eine digitale Kultur an der JGU zu fördern. Wir möchten Unterstützung für Mitarbeitende bieten, um die digitalen Kompetenzen zu stärken und Akzeptanz zu fördern. Die Stabsstelle ist beteiligt an der Konzeption der Vermittlung von erforderlichen Digitalisierungskompetenzen. Wir erstellen Tutorials und Erklärvideos für die Nutzung von produktiver Software, wie z.B. für E-Beschaffung und E-Rechnung, damit sich Nutzerinnen und Nutzer gut zurechtfinden. Außerdem sind wir an Schulungen für Mitarbeitende und der Konzeption von Weiterbildungsangeboten beteiligt.
Die Stabsstelle Digitalisierung der JGU gestaltet die Digitalisierung aktiv, indem sie eine Vielzahl von Projekten vorantreibt. Beispiele sind die Einführung von E-Rechnung und E-Beschaffung, einem Self-Service für die Einfahrterlaubnis, die Ausschreibung eines Datenschutz-Management-Systems und des Bewerbungsmanagementsystems für die Besetzung freier Stellen sowie die Weiterentwicklung von an der JGU entwickelter Software wie das Identitätsmanagement oder die Raumplanungssoftware RAPS.
