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Jahresbericht 1996Inhaltsverzeichnis
Vorwort
In Teil I (grundsätzliche Überlegungen) geht es diesmal um Gemeinsamkeiten und Trennendes zwischen Universitätsarchiv und Universitätsbibliothek. In der Öffentlichkeit werden beide Institutionen gleichgesetzt. Teil II listet die Routinearbeit des Archivs auf. Geändert hat sich hauptsächlich die Personal- und Hardwareausstattung des Archivs. Die Kombination mit seit und einer Jahreszahl weist auf den Veränderungszeitraum hin. Teil III ist der für den Benutzer aufschlußreichste Abschnitt. Hier wird deutlich wie gut die Recherchiermöglichkeiten für ihn und das Archivpersonal sind. Die Anzahl der mit dem Presseauschnittsregister erfaßten Personen der Universitätsgeschichte wirft ein Licht auf die Wahrscheinlichkeit, Angaben zu dem gesuchten Gelehrten zu finden. Bestimmte Komponenten von ZUGIS (Zentrales universitätsgeschichtliches Informationssystem) werden aus den genannten Gründen im Internet präsentiert. Teil IV (Literatur, Veröffentlichungen rund um das Archiv) ist überarbeitet worden. Die Internet-Version enthält alle Titel von den Anfangszeiten des Archivs bis in die Jetztzeit, während die gedruckte Version in späteren Jahresberichten einen zeitlichen Schnitt machen wird. Mainz, Juli 29, 1998 Dr. Jürgen Siggemann
I Universitätsarchiv und Universitätsbibliothek: die Unterschiede
I,1 Archivgut und BibliotheksgutUnterschiede bei der Erwerbung, in der Art der Erschließung Archivgut der Behördenarchive unterscheidet sich von Bibliotheksgut dadurch, daß es nicht oder wenig normiert ist. Archivgut besteht überwiegend aus provenienzgerechten Beständen, die im allgemeinen einer Behörde als Registraturbildner zuzuordnen sind. Stehordner die verbreitetste Form behördlichen Schriftguts sind bunt wie das Leben. Sie können, je nachdem wie streng sachsystematisch der Registraturbildner ablegt, inhaltlich sehr schlecht geordnet und daher bei der Verzeichnung durch den Archivar schwer beschreibbar sein. Archivgut fällt im Sprengel des Universitätsarchivs auf allen Ebenen qua Zuständigkeit an: auf der zentralen mit Schriftgut der zentralen Verwaltung und der Universitätsleitung, auf der mittleren mit Schriftgut der Dekanate und auf der unteren mit Schriftgut der Institute. Wenn der Archivar Schriftgut ohne Reibungsverluste erwerben will, muß er das das Vertrauen der Verwaltung besitzen. Je höher das Archiv in der Hierarchie der zentralen Verwaltung angesiedelt ist, um so leichter gestaltet sich der Erwerb von Informationsträgern, wenn sich eine Dienststelle weigern sollte, ihre Altregistratur dem Archiv anzubieten. Bücher und anderes Sammelgut machen das Bibliotheksgut aus. Monographien, Zeitschriften, Zeitungen werden im allgemeinen käuflich erworben oder getauscht. Sie sind relativ stark genormt mit Autorenangabe, Titel, Erscheinungsjahr, ISBN/ISSN und insofern einheitlich und detailliert zu katalogisieren. Daher füllen die Regeln für alphabetische Katalogisierung von Büchern Hunderte gedruckter Seiten. Das auf internationaler Ebene entwickelte Regelwerk für Archivgut hingegen enthält nur wenige Seiten, da die wenig einheitlichenen Struktur von Archivalien nur sehr wenige verbindliche Standards für die Verzeichnung zuläßt.
I,1.1. Institutionelle, rechtliche Unterschiede: Archive und Bibliotheken
Archive sind aus den Bedürfnissen der Verwaltung entstanden. Sie sollten primär für die Rechtswahrung sorgen, etwa indem sie Urkunden etwa über Grundstückskäufe aufbewahrten. Der regionale Arbeits- und Zuständigkeitsbereich (Archivsprengel) der Hochschularchive ist fest umrissen: Behörden der Universität liefern ihr bei der Verwaltungstätigkeit entstandenes Schriftgut qua Ablieferungspflicht ab bzw. bieten es dem Archiv an. Für kommunale Behörden ist folgerichtig das Stadtarchiv zuständig. Nach diesen Zuständigkeiten gliedert sich auch die berufsständische Organisation. Der Verein deutscher Archivare umfaßt deswegen eine Fachgruppe für Bundes- und Landesarchive, eine für kommunale, kirchliche etc. Archive bis hin zur Fachgruppe der Hochschularchivare und Archivare an wissenschaftlicher Institutionen. Sie erschließen die im Interesse der Behörden entstandenen und aufgebauten Informationsträger für einen im Vergleich zur Bibliothek kleinen Kreis von amtlichen Benutzern und von Forschern meist mit überwiegend historischer Fragestellung. Bibliotheken sind aus den jeweiligen Bedürfnissen des Trägers erwachsen: eine Stadtbibliothek soll die städtische Bevölkerung mit Büchern versorgen, die Universitätsbibliothek soll den Forschern und die Angehörigen der Universität wissenschaftliche Literatur anbieten. Archive sind rechtlich im Landesarchivgesetz hinsichtlich ihrer Aufgabenstellung beschrieben, Universitätsbibliotheken im Landeshochschulgesetz. Als "Archivgut" werden Unterlagen von juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, definiert, wenn sie bestimmten Kriterien genügen und dauerhaft aufzubewahren sind (§ 1 LArchG Landesarchivgesetz vom 5.10.1990). "Die sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts können mit Zustimmung des Kultusministers eigene fachlich geleitete Archive unterhalten; diese unterstehen der Fachaufsicht des Landeshauptarchivs" (§ 2 (3) LArchG). Sie (Universitätsbibliothek) versorgt als zentrale Einrichtung Forschung .. mit Literatur und sonstigen Informationsmitteln, heißt es im Universitätsgesetz über Hochschulbibliotheken ((§ 87 (1) UG Universitätsgesetz vom 23.5.1995). Über die Verwaltung des Archivgutes durch die Archive von juristischen Personen des öffentlichen Rechts heißt es, daß sie das Archivgut "aufzubewahren, zu sichern, zu erschließen, nutzbar zu machen und zu erhalten, wenn sie bleibenden Wert haben"; D. h. eine zentrale archivische Kernarbeit ist die Bewertung von potentiellem Archivgut. "Bleibender Wert" wird nur zugebilligt, wenn den Unterlagen eine Bedeutung für "Gesetzgebung, Verwaltung oder Rechtsprechung, für die Erforschung oder das Verständnis der Geschichte oder für die Sicherung berechtigter Belange der Bürger" zukommt (§ 1 (1) LArchG). Auch hier wird deutlich, daß Archive primär der Verwaltung, sekundär der Forschung dienen.
I,1.2. Unterschiede: archivarische Recherchen, bibliothekarische Recherchen
Die typische Anfrage der Benutzer in Archiven ist entweder von amtlichen oder wissenschaftlichen Interessen bestimmt. Der amtliche Benutzer aus der zentralen Verwaltung fragt überwiegend nach rechtlichen Zusammenhängen. Was ist die früheste Satzung des Instituts für X? Der universitätsgeschichtliche Forscher fragt hingegen nach Personen meist Hochschullehrern oder nach Institutionen. Um diese Fragen hinreichend beantworten zu können, muß der Archivmitarbeiter verwaltungsgeschichtliche Zusammenhänge kennen und in der Archivtektonik seiner Bestände bewandert sein. D. h. andererseits, daß in einer Organisation, in der Archive ein Referat, Fachgebiet oder dergleichen innerhalb von Bibliotheken sind, die Bibliothekare keine fachliche Urlaubsvertretung für die Archivare übernehmen können. Bibliothekarische Recherchen, die sich oft auf das Nachweisen von Literatur zu einem bestimmten Thema beziehen, können heute schon global und digital erfolgen, während ein Universitätsarchiv sich bei seinen thematisch engen- auf Universitätsgeschichte beschränkten Recherchen oft nur auf die hauseigenen, selbst entwickelteten und gesammelten Findmittel bedienen kann.
I,1.3. Unterschiedliche Arbeitsgebiete: Dokumentation der Universitätsgeschichte, Sammlung für alle Wissensgebiete
Der Archivar ist auf dem zeitlichen Kontinuum in verschiedenen Richtungen tätig. In der Gegenwart dokumentiert er für zukünftige Generationen Universitätsgeschichte auf vielerlei Weise z. B. mit der Sammlung aktueller Flugblätter, der systematischen Ablage von Presseauschnitten... Die Vergangenheit erschließt er durch Auswertung der nach und nach von den akademischen Behörden übernommenen Altregistraturen. Er berät intensiv die Benutzer, denen die verwaltungsgeschichtlichen Zusammenhänge meist fremd sind. Gelegentlich schreibt er Beiträge zu universitätsgeschichtlichen Themen (s. Jahresbericht IV,3.). Der Universitätsbibliothekar hingegen sammelt Bücher, Zeitschriften und andere Informationsträger prinzipiell zu allen Wissensgebieten, auch wenn immer mehr dazu übergegangen wird, Zentren zu bilden. Diese sammeln aus Kostengründen schwerpunktartig zu bestimmten Themenkomplexen (z. B. Medizin, Jurisprudenz).
I,2 Fazit: Reichen die Gemeinsamkeiten als Basis für eine Zusammenarbeit zwischen Universitätsarchiv und Universitätsbibliothek?
Die folgenden Ausführungen untersuchen ob und inwieweit gewisse Gemeinsamkeiten zwischen beiden Institutionen eine Basis für eine fruchtbare Zusammenarbeit sein können.
I,2.1. Sparpotentiale durch organisatorische Verschmelzung beider Institutionen?
Aus Gründen der Sparsamkeit könnten die Entscheidungsträger versucht sein, Kostenersparnis durch die Verschmelzung von Archiven und Bibliotheken zu ziehen nach dem Vorbild der freien Wirtschaft, in der tagtäglich Firmen fusionieren. Tatsächlich ist dies aber weder in Rheinland-Pfalz durch die Zusammenlegung von Landesarchiven und Landesbibliotheken geschehen noch auf der Bundesebene. Zwar verfügen beide Institutionen über Lesesäle/Benutzerräume für externe Benutzer - Bibliotheken schon von altersher, Archive erst mit der Demokratisierung der Gesellschaft seit der französischen Revolution - doch die Vertraulichkeit der Informationsträger hie bei den Archiven, dort die prinzipiell absolut freie Nutzung des gesamten zwischen Buchdeckeln versammelten Wissens lassen es geraten scheinen, die Institutionen organisatorisch strikt zu trennen. Als beispielsweise das Landeshauptarchiv in Koblenz organisationstechnisch nicht mehr als Stabsstelle der Staatskanzlei ressortieren sollte und ausgegliedert wurde, ordnete man es als eigenständige Behörde dem Kultusministerium zu. Man kam wegen der Verschiedenheit der Aufgabenstellung, der Verschiedenartigkeit der verwalteten Informationsträger gar nicht erst auf den Gedanken, es mit der dortigen Bibliothek zu vereinen. Als in Jena an der dortigen Hochschule überlegt wurde, das Archiv der Bibliothek einzuverleiben, holte man beim Thüringischen Hauptstaatsarchiv in Weimar ein Gutachten ein. Es kam zu der Empfehlung, daß trotz der schlechten Personalausstattung des Universitätsarchivs an der bisherigen Trennung von Archiv und Bibliothek festgehalten werden solle. Statt Synergieeffekten ergäben sich nur zusätzliche Reibungen zwischen den Institutionen, wenn man diese verwandten aber sehr verschiedenen Einrichtungen verschmelzen wollte.
I,2.2. Synergieeffekte durch gemeisame Ressourcennutzung bei organisatorischer Selbständigkeit beider Institutionen
Das in Tübingen praktizierte Modell geht von Kooperation zweier gleichberechtigter Institutionen aus, die organisatorisch völlig unabhängig voneinander agieren. Kopiergeräte und der Lesesaal werden zu Gunsten der Benutzer gemeinsam genutzt. Dem Benutzer von Archivalien kommen die längeren Öffnungszeiten und die Vielzahl der Reproduktionsmöglichkeiten zu Gute. Aus Gründen des Datenschutzes sind die EDV-Anlagen voneinander abgeschottet, ebenso wie Teile der Magazine.
I,2.3. Erfahrungen anderer Universitätsarchive
An einer süddeutschen Universität verwaltete zunächst eine Archivinspektorin das Hochschularchiv bei völliger Eingliederung in die dortige Bibliothek, disziplinarrechtlich, räumlich, apparativ. Mit dieser Vorgabe vermochte es das Archiv nicht, aus dem Schatten der Bibliothek herauszutreten und Eigeninitiativen zu entwickeln. Erst die organisatorische Trennung, die Vermehrung des Personals um eine Stelle des höheren Archivdienstes, die verstärkte EDV-Nutzung ließen dieses Universitätsarchiv in die Spitzengruppe bundesdeutscher Hochschularchive vorstoßen.
I,2.4. Fazit: Synergieeffekte für das Universitätsarchiv Mainz nach dem Umzug 1993
Der vom Präsidenten der Universität Mainz Universitätsprofessor Dr. Josef Reiter 1992 in die Wege geleitete und 1993 durchgeführte Umzug des Archivs vom Duesberg-Weg 6 zum Forum 2 verbesserte die Situation in mehrerer Hinsicht schlagartig. Innerhalb von nur wenigen Jahren - von 1993 bis 1996 - konnte das Archiv drei Altlasten weitestgehend abschütteln bzw. mildern: den Mangel an Räumen, die dürftige apparative Ausstattung und den personellen Engpaß. Nur durch die Anbindung an die zentrale Verwaltung hier insbesondere die räumliche Nähe zur Haushalts- und Personalabteilung schaffte das Archiv sogar den Wechsel von einer nur für zwischenarchivische Bestände einsetzbaren Halbtagskraft zu einem neuen Mitarbeiter. Er verfügt über EDV- Kentnisse und hat Erfahrungen mit archivischer sowie universitätsgeschichtlicher Arbeit als im Archiv tätige studentische Hilfskraft und durch Tutorien zur universitätsgeschicht gesammelt und kann daher viele Arbeitsgebiete selbständig betreuen. Das im Jahresbericht 1990 beklagte Fehlen eines Leseraumes ist durch die Ausstattung mit einen Lesesaal für 5-10 Benutzerplätze ausgeglichen worden. Der Archivleiter hat nun für vertrauliche Gespräche ein eigenes Büro. An jedem Arbeitsplatz der Mitarbeiter steht ein eigener vernetzter PC , so daß ein integriertes Zusammenarbeiten der Archivbediensteten möglich ist. Die Vernetzung der PCs mit Servern der zentralen Verwaltung entlastet das Archiv von zeitraubenden Routinen wie das Back up gespeicherter Daten. Mit der externen Vernetzung ist auch die schnelle Bürokommunikation zwischen Archiv und Dienststellen der zentralen Verwaltung möglich. Treten Softwareprobleme auf, ist die Abteilung 14 (EDV-Abteilung der zentralen Verwaltung), ein Stockwerk über dem Archiv gelegen, stets und schnell zu Diensten. Ein archiveigenes Postfach bei der nahegelegenen Poststelle beschleunigt die Korrespondenz bei externen Anfragen von Forschern. Am Duesberg-Weg 6 gab es nur einen einzigen Raum für Benutzer und Archivbedienstete. Die zwei Mitarbeiter mußten sich einen Rechner teilen.
I,2.5. Fazit: Synergieeffekte für das Universitätsarchiv Mainz durch eine Umwandlung in ein Fachreferat der Bibliothek?
Die angedachte Umwandlung des Universitätsarchivs Mainz in ein Fachreferat der Bibliothek würde die o. a. geschilderten Vorteile zunichte machen, zumal wenn die bisher flach strukturierte Hierarchie mit einem Archivleiter ohne fachliche Aufsicht durch einen Vorgesetzten und mit einer direkten Anbindung an die Leitung der Universität einer neuen unelastischen Struktur weichen müßte. Als Unterabteilung einer Organisation mit ausgeprägt bürokratischer Struktur würden die Entscheidungswege länger und die Archivbenutzer sind die Leidtragenden einer von ihnen nicht verschuldeten Entwicklung. Die Einbindung an eine zentrale Einrichtung erschwert den Erwerb behördlichen Schriftguts, wenn der Archivar nicht als Teil der zentralen Verwaltung auftreten kann. Sicherlich gilt der jeweilige Bibliotheksdirektor als Autorität gegenüber seinem Leser- und Benutzerkreis aber nicht beispielsweise gegenüber der technischen Verwaltung. Wie soll der Verwaltung klar gemacht werden, daß ihre Altregistraturen nach der Ablieferung an das Archiv datenschutzrechtlich in guten Händen sind, wenn der Archivar als Vertreter einer singulären, autonomen Organisation gilt, die nicht direkt in die Verwaltung integriert ist? Negativ weil zeitraubend und archivfachlich irrelevant wirken sich die Mitarbeiterbesprechungen innerhalb der Bibliothek aus, an denen der Archivar teilnehmen muß, wenn Archiv und Bibliothek vereint sind. Die Teilnahme an diesen Veranstaltungen trennt wieder Archivar und Archivbenutzer für die Dauer der Besprechung. Wer garantiert dem Archivar die archivfachliche Unabhängigkeit, wenn der jeweilige Bibliotheksdirektor sich anheischig macht, die ihm aufgrund seiner Ausbildung gar nicht mögliche Fachaufsicht zu führen?
II Jahresbilanz, Statistische Daten des UAMZII,1. Personal-, Raum- und MikrocomputerausstattungII,1.1. Personalausstattung
Statistischer Teil wird noch akutalisiert. ZUGIS (Zentrales universitätsgeschichtliches Informationssystem): Bereiche 1 bis 6IV Veröffentlichungen |
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